Hjem / Aktuelt

– Støtter oss i arbeidet med standardene

kvalitetssikringsleder i DIPS Ingrid Egelandsaa. Systemet støtter arbeidet med standardene
Ingrid Egelandsaa jobber som kvalitetssikringsleder i DIPS.

Som leverandør til helsemarkedet stilles det tydelige krav til DIPS om å ha gode kvalitetssystemer. SIMPLI forenkler deres arbeid med å ivareta standarder og kunders forventninger.

DIPS konsernet er Norges ledende leverandør av e-helse til norske sykehus og en av de tre største aktørene i kommunehelsemarkedet. DIPS leverer digitale arbeidsflater til over 150 000 helsefaglige ansatte over hele landet. 85 prosent av sykehusene i Norge bruker DIPS, og systemet er pasientjournal for over 4,3 millioner mennesker.

Firmaet har vært kunde av SIMPLI siden 2013, og bruker ledelsessystemet SIMPLI Manage og avvikssystemet SIMPLI Better. Valget falt på SIMPLI da de ønsket å gå bort fra et dokumentbasert styringssystem og ønsket et system på SharePoint.

Systemet støtter arbeidet med standardene

– Systemet støtter oss i arbeidet med standardene. Det gir oss en ekstra trygghet at vi har et system som ved korrekt bruk, sørger for at vi kan dokumentere det som forventes av oss, sier kvalitetssikringsleder i DIPS, Ingrid Egelandsaa.

DIPS er sertifisert på standarden for kvalitetsledelse ISO 9001, men jobber også etter kravene i standarden for ledelse av informasjonssikkerhet ISO 27001.

– Det er enkelt å dokumentere eksternt at vi følger standardene og andre krav. Vi har mange og høye krav til compliance og da er det kjekt å støtte seg på systemet. Dessuten er det en fordel å ha arbeidet med flere kravområder samlet i ett system. Det letter vårt arbeid betydelig.

Så etter et prosessorientert styringssystem

Valget falt på SIMPLI da DIPS ønsket å gå bort fra et dokumentbasert styringssystem – og ønsket et system på SharePoint.

I arbeidshverdagen ble det også nyttig med mange koplinger mot risiko i systemet og at man kan knytte kompetansekrav til prosesser. Det gir øyeblikkelig oversikt over hvilken type kompetanse man trenger for å få gjennomført en prosess.

Siden DIPS ble kunder av SIMPLI i 2013 har prosessmodulen blitt kraftig modernisert og forbedret. I dag er bedriftenes egne prosesser også det som brukes til å navigere i styringssystemet. Dette gjør at hver ansatt enkelt kan se sammenhengene mellom prosesstegene. Det er også mulighet for å definere input og output på prosessene.

Kundenær leverandør

Ingrid Egelandsaa trekker også frem fordelen det utgjør for dem at SIMPLI oppleves som en kundenær leverandør.

– SIMPLI som leverandør er kundenær og dynamisk. Alltid villig til å finne løsninger sammen med oss. Her får vi plass som kunder og blir hørt og vi blir tatt på alvor. Det har en veldig stor verdi.


Les mer om:

SIMPLI Manage

SIMPLI Better

– SIMPLI samler og forenkler

Røde Kors Sentrene har en kompleks drift, og må ha oversikt over alt fra Internkontroll Mat, til brann- og elsikkerhet, HMS, kvalitet, GDPR og innkjøp. SIMPLI samler arbeidet med alt dette i ett system.

Tom W Madsen Røde Kors Sentrene web
Tom W. Madsen er daglig leder i Røde Kors Sentrene.

Røde Kors sentrene bruker modulene for styring SIMPLI Manage, avvikshåndtering SIMPLI Better, mobil innmelding SIMPLI App og SIMPLI GDPR Management. Virksomheten har vært kunde av SIMPLI siden 2018.

I Røde Kors Sentrene er kundene alt fra barn og unge, sårbare grupper, voksne med utfordringer og bedriftsbesøkende.

– Vi har også senter på tre forskjellige geografiske steder, og vi har tidligere hatt mye informasjon på papir. Det at vi nå får samlet og oppdatert våre prosedyrer i ett system betyr mye for vår arbeidshverdag. Jeg synes verktøyet fra SIMPLI er veldig bra, her får vi oversikt over hva vi skal gjøre og hvordan de ulike oppgavene skal gjennomføres, sier daglig leder Tom W. Madsen.

Digitalisering av sjekklister

I tillegg til å tilgjengeliggjøre sine prosedyrer, har også virksomheten digitalisert sine sjekklister med SIMPLI App.

– Vi jobber med flere sjekklister for både brann- og elsikkerhet og matsikkerhet, og dette er veldig enkelt for de ansatte å håndtere i appen. Denne måten å jobbe på har også gjort oss flinkere til å melde inn små og mellomstore avvik og følge opp disse.

Det er enklere å bli sett på som en troverdig aktør med et system med digitale prosedyrer og til å avdekke og håndtere avvik med mer.

– Når for eksempel myndighetene kommer på tilsyn, kan vi enkelt vise frem systemet og hvordan vi registrerer avvik i dette, sier Tom W. Madsen.

Tilpasset system

En av hovedgrunnene til at Røde Kors Sentrene valgte SIMPLI er at SIMPLI kunne tilby et system som kan tilpasses etter ulike behov.

– Vi har hatt andre systemer som har vært ferdige fra leverandør, men i disse er alltid moduler og innhold som ikke er tilpasset vår drift, og de ansatte brukte mye tid på å finne frem til riktig informasjon.

Med SIMPLI opplever Tom W. Madsen et mer effektivt system ved at virksomheten får forenklet og samlet arbeidet – etter den måten de faktisk jobber på.

– Det er ikke bare systemet, det er folka bak!

Kirsti Finsal KS leder Kynningsrud Nordic Crane AS
Kirsti Finsal jobber som KS-leder i Kynningsrud Nordic Crane AS.

Kynningsrud Nordic Crane AS trekker frem både teknikerne og SIMPLIs faglige rådgivere som viktig del av deres kundeforhold.

Kynningsrud Nordic Crane AS er en ledende aktør innenfor mobilkraner, lastebilkraner og transporttjenester. Firmaet har historie helt tilbake i 1946, og har i dag over 200 ansatte.

Kranselskapet har vært kunde av SIMPLI siden 2012, og bruker i dag ledelsessystemet SIMPLI Manage, avvikssystemet SIMPLI Better og mobil innmelding med SIMPLI App.

– Det har vært moro å jobbe med SIMPLI, og det er ikke bare systemet – det er folka bak! SIMPLI har folk som virkelig forstår behovene våre. Rådgiverne jeg har møtt er tålmodige og viser velvillighet for å forstå våre utfordringer. I deres gratis kunde-webinarer har jeg fått mye nyttig informasjon og gode tilbakemeldinger, sier KS-leder Kirsti Finsal.

Tilgjengelig system for alle

Kirsti Finsal sier at hun har fått god hjelp av SIMPLI til å se hvordan systemet kan gi fordeler for dem – og at programvaren hjelper til med å forklare organisasjonen hvordan et kvalitetsledelsessystem skal brukes.

– Et konkret eksempel for oss blir skjemaet vi bruker for ledelsesinspeksjon. Dette er oppgaver de ansatte gjør ute, direkte i SIMPLI App. Jeg kan når som helst gå inn og se utførte inspeksjoner, og opprette eventuelle avvik basert på disse innmeldingene. Jeg synes det fungerer bra at jeg kan hente ut rapporter på denne måten.

Med mange ansatte ute i felten uten tilgang til PC, blir SIMPLI App med sine ulike funksjoner viktig for en effektiv håndtering av både hendelser, tiltak og positive tilbakemeldinger.

For Kynningsrud Nordic Crane AS er også systemkalenderen i SIMPLI Manage en god funksjon.

– Her lager vi egne lister for blant annet AMU-møter med tiltak som legges direkte i den enkelt ansvarliges oversikt. For de hos oss som ikke er så aktive systembrukere, er dette en god funksjonalitet for å filtrere ut og synliggjøre deres oppgaver.

God hjelp i systemet

Finsal sier SIMPLI er bygget opp på en måte som gjør det gjenkjennbart fra system til tilgjengelige hjelperessurser. Samme struktur går igjen i administratormeny og i oppbyggingen av SIMPLIs videobaserte hjelpeguide.

– Å kunne teorien en del av oppgaven, men det er vel så viktig å ha et velfungerende system som bidrar til god og effektiv drift. Målet er å forbedre og effektiviserer interne prosesser kontinuerlig – som på sikt gir bedre økonomi og økt kundetilfredsstillelse.

– Ved hjelp av velfungerende systemer som SIMPLI, skal vi klare vi å håndtere risikoer og muligheter tilhørende våre forutsetninger og mål. Det å i tillegg bli sertifisert på ISO 9001og ISO 14001 kan bidra til dette arbeidet. Vi har et sterkt fokus på helse, miljø og sikkerhet da det er viktig i vår verdikjede.


Les mer om

SIMPLI Manage

SIMPLI Better

SIMPLI App

– SIMPLI støtter oss i arbeidet med et levende ledelsessystem

Comrod har vært kunde av SIMPLI i 12 år. Da er det nyttig å ha en leverandør som er fremdriftsrettet og moderne i tankegangen.

Ole Kristian Hovland Larsen
Ole Kristian Hovland Larsen er avdelingsleder for kvalitet og HMS i Comrod AS.

Comrod AS er et firma som jobber med utvikling og produksjon av antenner og antennesystemer til både forsvar og sivilt marked. De er en del av et internasjonalt konsern med 185 ansatte i Norge. Siden 2009 har de brukt styringssystem og avvikssystem levert av SIMPLI.

– Jeg opplever SIMPLI som en innovativ og løsningsorientert leverandør. Vi har vært kunde i 12 år nå, og det sier jo litt om hvor fornøyde vi er, sier avdelingsleder for kvalitet og HMS Ole Kristian Hovland Larsen.

Larsen har jobbet i Comrod AS selv i fire år, og har under denne perioden erfart SIMPLI som en fremoverlent leverandør.

– SIMPLI er moderne både i måten systemet er bygget opp, og på måten de bistår oss som kunder på. De hører på oss, og det er helt supert at vi kan være med på å utvikle SIMPLI videre sammen med de andre kundene.

Dekker varierte behov i en variert organisasjon

Programvaren fra SIMPLI blir brukt litt ulikt i de ulike delene av organisasjonen. Avdelingene for salg og innkjøp bruker mest SIMPLI Better, mens de som jobber med støtteprosesser får god nytte av prosessmodellering, dokumentarbeidsområde og delen som går på lover og krav. For alle er kompetanseoversikten viktig – en delmodul Comrod AS har vært med å videreutvikle sammen med SIMPLI.

SIMPLIs programvare støtter dessuten også arbeidet med å fordele ansvaret ut i organisasjonen.

– Noen av de viktigste funksjonene i programvaren for oss er nok å kunne definere ansvarlige på prosess og på dokumenter. Det ligger også et utrolig godt verktøy for internrevisjon i systemet. Under et gratis kunde-webinar om systemkalenderen kom vi godt i gang med den delen også.

Nyttig også utover ISO-krav

Comrod AS er sertifisert på ISO 9001 og ISO 14001. Firmaet jobber også mye mot lovgivning gitt i EU-direktiver som går på internasjonale IT-sikkerhetskrav. Dette er omfattende krav, som går bredere enn krav i ISO 27001. Ole Kristian Hovland Larsen håper å bruke SIMPLI i arbeidet med dette også, da håndtering kan støttes av funksjonalitet i SIMPLI.

– Vi har en veldig god dialog med SIMPLI. SIMPLI er alltid opptatt av å finne gode løsninger sammen med oss. Vi har også fått kommentarer på kunder at det er veldig smart og oversiktlig å kunne samle all informasjon i ett system som SIMPLI jo gjør – det gir oss en ekstra motivasjon å bruke systemet godt når det også kommer til nytte for kundene våre.


Les mer om:

SIMPLI Manage

SIMPLI Better

Book en demo

Visste du at SIMPLI tilbyr ett system for alle typer avvik?

avvikssystem brukervennlig

Vi har kombinert alle typer avvik i ett system, slik at dine ansatte kun trenger å kjenne til og forholde seg til én metode for å melde inn avvik.

På denne måten får dine ansatte ett avvikssystem å forholde seg til uansett om hendelsen gjelder HMS, kvalitet, miljø informasjonssikkerhet eller mattrygghet.

SIMPLI Better gir dine ansatte en enkel måte å melde inn alle typer avvik, nesten-hendelser og forbedringsforslag. Verktøyet leder automatisk de innmeldte sakene gjennom bestemte løp etter hvordan de blir kategorisert. Med SIMPLI App er avvikssystemet alltid tilgjengelig.

Les mer om SIMPLI Better, eller book en demo i dag!

Vil du anbefale oss?

Vi har denne uken sendt ut en kundeundersøkelse til alle våre kunder. Her ber vi om svar på ett spørsmål: Vil du anbefale oss videre?

SIMPLI Jan-Egil Røed informasjonssikkerhet
Jan-Egil Røed er salgssjef i SIMPLI Software AS.

– Aller helst vil vi gjerne spørre alle kundene våre om detaljspørsmål om hele vår løsning, men vi har også stor respekt for deres tid. Og i grunnen er jo dette det viktigste spørsmålet, som tydelig gir svar på om kunden er fornøyd med oss, sier salgssjef JanEgil Røed.

Tidligere har vi spurt kundene våre flere spørsmål for hver modul vi tilbyr. I løpet av de siste årene har vi forsøkt å kutte ned på omfanget, men likevel få tilbakemeldinger som gir oss kunnskap om kundenes situasjon.

– Det er selvfølgelig også mulig for kundene våre å legge igjen en kommentar også, om det er noe spesifikt utover det ene spørsmålet de ønsker å legge til.

Mangler du en e-post?

Dersom du er en kunde av SIMPLI, men ikke har mottatt spørreundersøkelsen vår kan du sende en e-post til

Book demo direkte i vår kalender!

Nå kan du booke demo med oss direkte i vår kalender. Dersom du ønsker, kan du gjerne legge igjen en kommentar på hva du ønsker vi skal fokusere på i presentasjonen.

Book en demo nå!

 

Fleksibelt system for alle bransjer

Systemet vi leverer er modulbasert. Det gjør at dere kan velge verktøy etter behov, men likevel få et system som fremstår som ett for deres ansatte som skal bruke systemet.

Verktøyene er fleksible og passer alle bransjer.

SIMPLIs portaler dekker alle kravområder i:

  • ISO 9001 – kvalitet
  • ISO 45001 – HMS-ledelse
  • ISO 14001 – miljøledelse
  • ISO 27001 – informasjonssikkerhet
  • ISO 22000 – matsikkerhet
  • I tillegg til disse standardene har vi også erfaring med å integrere andre styringsbehov, interne krav eller andre standarder.

Uansett om dere ønsker å jobbe etter en standard eller ikke, hjelper SIMPLIs systemer dere med å kommunisere deres måte å jobbe på i et lett tilgjengelig system.

Tekniske plattform

SIMPLI leverer løsninger kan installeres på deres Microsoft Office 365-plattform, eller på en lokal SharePoint hos dere.

Hva koster avvikene dine?

God oversikt med SIMPLI

Et av målene med godt kvalitetsarbeid er å unngå å gjøre samme feil flere ganger. Har du oversikten over hva avvikene i deres virksomhet koster?

Et godt sted å begynne

Mange av våre kunder starter med implementering av avvikssystemet først. Etter at dette er på plass bygger de videre med delene av ledelsessystemet.

For mange virksomheter er arbeidet med avviks- og forbedringsarbeidet det som de fleste ansatte i bedriften har et forhold til. Avvikssystemet blir et veldig konkret verktøy, som man raskt ser verdien av. Det å se tallenes tale i rene summer på hva kostnaden av feil utgjør kan tydeliggjøre forbedringsarbeidet for mange.

Dette gjelder absolutt også når man enkelt kan se hvor mye virksomheten sparer gjennom godt forbedringsarbeid.

Forbedring basert på fakta

I SIMPLI kan man enkelt finne ut hvor de faktiske problemområdene er. Det er også raskt å finne frem en visning hvor du kan lese av kostnaden av avvikene hos dere.

En ekstra motivator kan være å sammenligne en periode med en annen. Dette er nyttig informasjon å dele for å motivere ansatte videre innen arbeidet med forbedring. Lavere utgifter etter en periode med fokus på forbedringsarbeidet er konkrete tall å vise ledelse og eiere.

Finn tallene enkelt

Disse tallene kan også fanges opp gjennom ulike typer revisjoner eller i en ledelsens gjennomgåelse av bedriften i SIMPLI Manage. SIMPLI viser enkelt hvordan utviklingen har vært fra en periode til en annen.

Ønsker du en demo?

Vi viser deg gjerne en gjennomgang av SIMPLI Better. Ta kontakt med oss, så finner vi et tidspunkt for en demonstrasjon av systemet vi tilbyr!

Hvor god kontroll har dere på informasjonssikkerhet og persondata?

SIMPLI Jan-Egil Røed informasjonssikkerhet

Hvor god kontroll har din virksomhet – og hvorfor bør informasjonssikkerhet være sentralt i styring av de aller fleste virksomheter?

– Jeg vil si at stadig flere, både små og store bedrifter, fort oppdager hva som manglet når det er for sent. Et aktivt forhold til arbeidet med informasjonssikkerhet og styring av risiko er en forutsetning i den digitale verden vi alle er i nå, sier salgssjef i SIMPLI Jan-Egil Røed.

Han peker på at internkontroll, gode prosesser og sikkerhetstiltak er en del av ledelsens verktøy for å sikre reduksjon av risiko for uheldige hendelser. Uheldige hendelser kan være alt fra «nesten-hendelser» til at virksomheten en dag mister fullstendig kontroll over egen data etter et hacking-angrep.

– Det vil aldri være mulig å sikre seg fullstendig mot alle mulige hendelser. Men god styring av dette på forhånd hjelper virksomheten til å ha kontroll av hva dere kan ha kontroll på. Det sikrer at dere har tatt en veloverveid beslutning på hvilke risikoer man velger å akseptere.
Hvor svikter det?

Mange virksomheter oppdager mange svakheter i systemene sine når de starter arbeidet med implementering av ISO 27001. Det er kanskje banalt å påpeke, men det er funnene som også er grunnlaget for tilsvarende forbedringer.

– ISO 27001 sikrer at informasjonen dere forvalter ikke ender i gale hender, men er tilgjengelig for de rette personene til rett tid.

En fordel å jobbe med flere standarder i ett system

Ved å investere i et moderne ledelsessystem kan din virksomhet jobbe strukturert og effektivt med flere standarder samtidig. Eksempelvis er det mye overlappende mellom ledelse av kvalitet (ISO 9001) og informasjonssikkerhet (ISO 27001).

– Å samle arbeidet i ett system gjør arbeidet med standardene mer effektivt. Samtidig gir det merverdi i form av mer fullstendig oversikt i prosesser og utrapporteringer, legger Jan-Egil til.


SIMPLI tilbyr fagkompetanse og system

SIMPLI stiller med kunnskapsrike og erfarne rådgivere som guider din bedrift frem til et sertifisertbart system. Rådgiverne våre kjenner både standarden og programvaren vår godt. Med over 100 aktive kunder på vårt system har vi en god metode på å hjelpe ulike kunder frem mot et ferdig og brukervennlig system.

SIMPLI leverer programvare og rådgivning for å bistå organisasjoner med å ivareta krav i henhold til blant annet informasjonssikkerhet og kvalitetsstyring. Systemet fra SIMPLI installeres på deres SharePoint som er en del av deres Microsoft Office 365.

Ta gjerne kontakt for en demo!