Hjem / Aktuelt

Dine data er trygge på Office 365

Med system på Office 365 har du allerede før installasjon av nytt ledelsessystem sørget for et høyt nivå på din virksomhets informasjonssikkerhet.

– Vi ser nå at de fleste nye kunder velger Office 365 og SharePoint Online fremfor en lokal installasjon. Jeg tror det kommer både av tilgjengelighet, men også datasikkerheten som kommer med Office 365, sier daglig leder i SIMPLI André Melbøe Bautz.

Microsoft tilbyr både trygg lagring av data og gode metoder for virksomhetene å jobbe etter.

Sikker lagring av data

Når det kommer til lagring av data, har Microsoft et strengt sikkerhetsregime på data lagret hos dem.

Office 365 inkluderer høy datasikkerhet gjennom regelmessige sikkerhetskopier, kryptering av data, mulighet for å rettighetsstyre tilgang, sikre passord og mye mer. Dette er standard i Office 365.

Microsoft tilbyr også gjennom Office 365 blant annet en sømløs utveksling av kryptert og rettighetsbeskyttet e-post for å forhindre uønsket deling av sensitive data i dokumenter og e-poster.

– Med Office 365 er det dataene deres, selv om de ligger i skyen. Du kontrollerer tilgangen til sensitive data med de retningslinjer dere ønsker. Funksjonalitet levert fra Microsoft her gir også muligheter for å både se all versjonshistorikk eller hente frem tidligere versjoner av informasjon. Denne funksjonaliteten tilbyr vi også fra styringssystemet vi leverer, sier Bautz.

I systemet ligger også rettighetsstyring som hindrer ansatte uten rett tilgang til å gjøre endringer eller ved uhell slette viktig informasjon.

Gode metoder for informasjonssikkerhet

Microsoft tilbyr også funksjonalitet for tofaktorautentisering for de som ønsker ytterligere sikkerhet tilknyttet pålogging. Dette er tilgjengelig funksjonalitet for alle på Office 365. Tofaktorautentisering er også tilgjengelig på vår SIMPLI App for de kundene som ønsker dette.

Office 365 tilbyr mange muligheter for å jobbe med informasjonssikkerhet i deres virksomhet. Les gjerne mer om dette i artikkelen fra Microsoft Top 10 ways to secure Office 365 and Microsoft 365 Business plans.

– Hvilken verdi gir et ledelsessystem?

Jan-Egil Røed SIMPLI Software AS Ledelsessystem
Jan-Egil Røed jobber som salgssjef og controller i SIMPLI.

SIMPLI har levert ledelses- og forbedringssystem i snart 14 år. Hvilke spørsmål er det som går igjen hos virksomheter som vurderer oss som systemleverandør?

For kvalitetssjefen er det ofte innlysende at et godt ledelsessystem er nyttig for virksomheten. Men hva ligger i systemet for en økonomisjef eller daglig leder?

– Svaret her er jo egentlig ganske enkelt: Et godt ledelsessystem hjelper alle i virksomheten med å vite «hvordan vi gjør det her». Det er mye nytte i dette. Et ledelsessystem lar også virksomheten få oversikt over sine risikoer og hvordan disse kan reduseres. Et godt system lar dere også ha jobbe med å redusere mengde feil – og kanskje viktigst unngå å gjøre samme feil flere ganger, sier salgssjef og controller i SIMPLI Jan-Egil Røed.

Alt på ett sted er også en verdi

Med et ledelsessystem som kan inneholde både det som går på kvalitet, oversikt over HMS-området og arbeidet med miljø gir det også en klar fordel. Avgjørelser kan da bli tatt basert på et mer fullstendig bilde. Ikke kun for et område eller avdeling om gangen.

– Systemet gir med andre ord både verdi for den enkelte arbeidstaker i hans eller hennes hverdag – og blir et nyttig verktøy for ledernivået i arbeidet med å sette mål, definere strategier og se muligheter.

Unngå å gjøre samme feil igjen – og om igjen

Å ha kunnskap om hele bildet for deres virksomhet, går også sannsynligheten for å gjøre feil ned.

– Det ligger helt klart også en verdi i å knytte ledelsessystemet sammen med et brukervennlig avviksystem. Når det blir enkelt å melde inn saker, kan man unngå å gjøre samme feil flere ganger.

I SIMPLIs system for avvik og forbedring gis det mange muligheter både i behandlingen av hver enkelt sak, og ved at man enkelt kan se trender på innmeldte saker.

– Rapportene fra SIMPLI Better gir et godt grunnlag for å faktisk se hvordan virksomheten fungerer og oppdage problemområder. Her ligger det helt klart en verdi for både daglig leder og økonomisjef.

Microsoft har åpnet datasentre i Norge

19. november ble Azure tilgjengelig fra nye nettskydatasentre i Norge. I løpet av 2020 kommer Microsoft også til å tilby Office 365 levert fra disse sentrene.

De nye sentrene ligger i Oslo- og Stavanger-områdene. Første skytjeneste ut som vil være tilgjengelig herfra er Azure. Office 365 skal være neste tjeneste ut, etterfulgt av Dynamics 365.

I tillegg til at dette er gode nyheter for de som ønsker sine data lagret i Norge vil de nye datasentrene sannsynligvis også gi effekt på hastigheten for systemer som kjører på Microsofts skytjenester.

– Med lokale datasentre håper vi at våre kunder på Office 365 kan oppleve et raskere system. Vi gleder oss til når Office 365 også kan leveres fra Norge, sier daglig leder André Bautz.

SIMPLI planlegger 2020

I dag er alle i SIMPLI samlet for å planlegge veien videre og hva det nye året skal inneholde.

I disse dager planlegger vi i SIMPLI veien vi skal gå i 2020. Vi diskuterer blant annet hvordan vi kan gjøre systemene enda mer nyttig for våre kunder, hvilke webinarer og kurs kundene våre ønsker og hvordan vi skal gjennomføre vårens brukerforum.

– Med innholdsrike dager er det veldig nyttig at vi alle sammen samles og tar oss tid til å planlegge de litt større linjene for hvor vi skal gå, sier daglig leder Andre M. Bautz.

Vi ønsker å fremdeles kunne tilby et godt og nyttig verktøy for våre kunder, samtidig som vi ønsker å tilby gode rådgivningstjenester.

– Vi har mange faglig dyktige kunder som har høye forventninger til det vi skal levere. Det er en veldig privilegert rolle vi som systemleverandør har overfor disse – og forventningene de har til oss ønsker vi å innfri.

SIMPLI planlegger 2020

 

Risiko som selvstendig modul

Visste du at SIMPLI kan tilby SIMPLI Risk Management som en selvstendig modul?

Vårt gode risikoverktøy har hele tiden vært en del av ledelsessystemet vi tilbyr. Endringer vi utførte på denne modulen nylig gjør det også mulig å bruke risikomodulen fra SIMPLI uten resten av pakken med ledelsessystem og avvikssystem.

SIMPLI Risk Management kan leveres på SharePoint Online i tilknytning til deres bedrifts Office 365, eller installeres på en lokal SharePoint.

Ta gjerne kontakt for en demo eller et tilbud!

 

Verdens kvalitetsdag 14. november – klar for faglig påpfyll?

Årets konferanse har temaet Bærekraft, kvalitet og risiko. En effektiv en-dags-konferanse hvor du kan få med deg mange interessant foredrag.

Grunnen til at SIMPLI tør anbefale konferansen Verdens kvalitetsdag, er miksen av inspirerende foredrag sammen med en god kultur for faglig utveksling med gode pauser i programmet.

Som en ekstra bonus for dere som måtte være på jakt etter gode arbeidsverktøy for kvalitetsledelse og forbedringsarbeid kommer også SIMPLI til å ha stand på konferansen. Vi tar med oss systemet vårt – slik at du kan se det live på vår stand denne dagen.

Informasjon om konferansen

Konferansen arrangeres av Kvalitet og Risiko Norge (KRN) og er også godkjent som oppdateringsdag for QM/QA, QLA og RM personellsertifikater.

Konferansen holdes på Thon Bristol Hotel i Oslo sentrum.

Du kan finne detaljer om Verdens kvalitetsdag 2019 her. Har du anledning, er det fremdeles mulig å melde seg på!

SIMPLI Software AS Verdens kvalitetsdag

Hvor lang tid tar det å implementere et ledelsessystem?

Hvor lang tid tar det å implementere et ledelsessystem ISO rådgiver

SIMPLI har levert ledelses- og forbedringssystem i snart 14 år. Hvilke spørsmål er det som går igjen hos virksomheter som vurderer oss som systemleverandør?

– Hvor lang tid tar det å implementere et ledelsessystem?

– Dette er et sentralt spørsmål for mange av våre kunder, og det er viktig å få avklart dette før man starter opp et implementeringsprosjekt, men det er flere elementer som gjør det vanskelig å gi et konkret svar.

Erich Must Wessel jobber som seniorrådgiver i SIMPLI. Han har jobbet i firmaet siden 2011 og hjulpet veldig mange av kundene våre i gang på ledelses– og forbedringssystem.

Fra egen erfaring har han opplevd at bedrifter har klart å bygge opp system på alt mellom 3 måneder og halvannet år.

– Flere faktorer avgjør hvor lang tid arbeidet med dette tar. De viktigste vil jeg si er hvilken kapasitet de som skal jobbe med systemet har tilgjengelig og i hvilken grad de kan prioritere oppbyggingen. Mange får denne oppgaven i tillegg til en ellers utfordrende hverdag og det holder ikke. Tid må frigjøres. Støtten fra ledelsen er også helt grunnleggende. Ledelsen behøver nødvendigvis ikke forstå alt som skal til får å lykkes, men at prosjektansvarlig og eventuell prosjektgruppen får backing og nødvendige ressurser. Får man dette på plass vil man oftest lykkes.

Erich sier det for noen også kan være nyttig å bruke god tid også, for å sikre forankring og delegering av ansvar og oppgaver i byggeperioden for nytt system. For mange virksomheter medfører dette prosjektet en ny og forbedret arbeidshverdag med nye roller og innhold for flere ansatte.

– Det er ikke mange som kan klare dette på et halvt år – et år er mer sannsynlig.

Avtalte kurs og møter kan sikre fremdriften

SIMPLI kan tilby nye kunder hjelp til en effektiv implementering. Med en Coachingpakke får kunden en kurs- og møtepakke som tar kunden gjennom alle deler av systemet, og alle kravene som er angitt i den standarden virksomheten ønsker å jobbe etter. Den kan gjerne også inkludere flere standarden dersom det er aktuelt.

– Vi sitter med kunnskap om hvilken rekkefølge det er lurt å bygge systemet – stein på stein – og og hva som er nyttig å få på plass mellom møtene med oss for å sikre fremdriften.
Tidspunktene for hele coachingpakken avtales ved oppstart. Det gir kunden både mulighet til å planlegge og prioritere – og definere tempoet på implementeringen.

– Selvfølgelig kan vi også justere og tilpasse planen underveis om kunden ønsker det, avslutter Erich.


Seniorrådgiver i SIMPLI Erich Must Wessel
Erich Must Wessel jobber som seniorrådgiver i SIMPLI.

Gikk fra fem til ett system med SIMPLI!

Vesterålskraft hadde en lang ønskeliste da de skulle velge en ny leverandør. Et av de viktigste kriteriene var forenkling og at både ansatte og ledere skulle kunne forholde seg til færre systemer.

Anita White Olsen
Anita White Olsen er kvalitet- og organisasjonsutviklingssjef i Vesterålskraft.

Høsten 2019 er Vesterålskraft fremdeles midt i arbeidet med å bygge opp sitt nye system for bedriften. De ble kunde av SIMPLI samme sommer. Kun to måneder inn i prosessen var forbedringssystemet klart til å gå på luften. Enda denne perioden også inkluderte feriemåneden juli.

– Vi er så motivert! Vi har ventet på en bedre løsning – og vi føler allerede at vi mestrer det nye systemet, sier kvalitet- og organisasjonsutviklingssjef Anita White Olsen.

Mange krav til nytt system

Olsen forteller videre at de hadde en rekke krav til sitt nye system. De hadde gjort en grundig jobb og kartlagt hvilke behov bedriften hadde.

De ønsket at nytt system kunne legges på deres Office 365 og at det skulle være brukervennlig. I tillegg ønsket de ett system som kunne ta over for de selvstendige verktøyene for avvik, dokumenthåndtering, risiko, årshjul og ulike håndbøker de hadde fra før.

Til slutt ble det SIMPLI som kunne levere på alle ønskene – og samtidig tilby et enkelt system både i oppbygging og bruk.

– Vi har blant annet en ambisjon om å bruke mer bilde og film i systemet – og det legger jo SIMPLI til rette for, sier Olsen.

God oppfølging

Vesterålskraft har mye god kompetanse internt når det kommer til kvalitetsledelse. I strategiplanen står det at en del av selskapet skal bli sertifisert på ISO 9001 i løpet av høsten 2020.

– Selve sertifikatet er ikke det viktigste. Det viktigste er at vi har et sertifiserbart system og en organisatorisk hukommelse, et system for opplæring og en god oversikt over kravene til den enkelte medarbeider.

I oppbyggingsfasen har de valgt SIMPLIs Coachingpakke. Dette er en serie arbeidsmøter og kurs som geleider nye bedrifter helt fra oppstart med system til bedriften er klar for besøk av revisor. Anita White Olsen forteller at dette har gitt dem en god struktur og oversikt over oppbyggingsarbeidet. I tillegg tar Vesterålskraft jevnlig en fot i bakken med sin rådgiver i SIMPLI som gir dem gode innspill til arbeidet.

Og motivasjonen for å få på plass et nytt system er klar:

– Hovedgevinsten er å ha et godt system som både ledelsen og de ansatte bruker!

Ny seniorrådgiver på plass i SIMPLI

Denne uken startet Hanne Medhus Berget i jobben som seniorrådgiver hos oss i SIMPLI.

Seniorrådgiver kvalitet matsikkerhet HMS Hanne Medhus Berget

– Vi gleder oss veldig over å utvide rådgiverstaben med en kollega som har mye kompetanse innen kvalitetsledelse – og som også kan bli en veldig viktig ressurs innen ISO 22000 og matsikkerhet, sier leder for kundeteamet i SIMPLI Erich Must Wessel.

For SIMPLI er det viktig å utvide kundeteamet vårt i takt med antall kunder. Vi ønsker å fortsatt kunne tilby gode opplæringskurs og en enda bedre oppfølging av de som har vært kundene våre i mange år. Vi ønsker fortsatt å ha kapasitet til å være en faglig sparringspartner for våre kunder som trenger dette i sin arbeidshverdag.

Velkommen til Hanne!

Har du fått med deg nyheten SIMPLI Basic?

Vi har utviklet en enkel løsning for bedrifter som trenger orden i og oversikt over sine prosesser.

SIMPLI Basic er et komplett ledelsessystem og forbedringssystem for innmelding og behandling av avvik. Gjort så enkelt som mulig – for bedrifter som ønsker en enkel løsning.

I SIMPLI Basic har vi satt opp gode eksempler din virksomhet kan jobbe ut fra. Dette effektiviserer jobben det er å bygge opp denne type systemet betydelig.

Dette er et ferdig system hvor det ikke er behov for konfigurering. Oppgraderinger av systemet er gratis. Dere kan derfor være sikre på at dere kjenner hele til kostnadsbildet for deres nye system ved signering.

SIMPLI Basic leveres på deres Office 365.

Les mer om SIMPLI Basic – eller book en demo!