Prosesskartlegging

Et godt prosesskart gjør det også lett for nye å sette seg inn i virksomheten. Så hvordan går man frem for å tegne et godt prosesskart?

ISO 9001 oppfordrer oss til å jobbe prosessbasert. Utfordringen for de fleste virksomheter blir da å lage oversiktlige prosesskart som alle ansatte lett kjenner seg igjen i. Det er også viktig å enkelt kunne se hva mitt ansvarområde er, og hvordan det henger sammen med resten av virksomheten.

Først: Hvorfor prosesskart

Først må man forstå forskjellen på et klassisk organisasjonskart (se illustrasjon) og et prosesskart. Et organisasjonskart er en vertikal  og funksjonell beskrivelse av virksomheten. Det skiller tydelig mellom avdelinger og kan føre til motsetningsforhold. Andre farer er at uløste problemer kan havne mellom to avdelinger, og at avdelingene hver for seg jobber med å maksimere sine mål uten å tenke på helheten.

Et organisasjonskart sier ikke noe om hva vi gjør, hvem vi gjør det for eller hvordan vi gjør det.

Prosesskartlegging
Organisasjonskart.
Prosesskartlegging
Prosesskart.

Et prosesskart viser derimot organisasjonen som et system der kunden, produktet og arbeidsflyten henger sammen. Det blir mulig å se hvordan arbeidet virkelig utføres gjennom prosesser som går på tvers gjennom de funksjonelle grensene og avdelingene.

ISO 9001 er meget spesifikk her og krever at man identifiserer prosesser og styrer disse for å oppfylle kunders forventninger. Å styre i henhold til prosesser er derfor nødvendig om man ønsker å inneha en ISO sertifisering og uansett å anbefale.

Prosesskategorier

Prosesser deles oftest inn i tre kategorier: Kjerneprosesser, støtteprosesser og ledelsesprosesser.

Kjerneprosesser skal ha kundefokus. Når man bestemmer hvilke prosesser som er kjerne, begynner man med kundebehov og ender med at kunde er fornøyd. De følger prosesskartlegging kjerneprosesserbetalingsviljen. Dette er prosessene som sikrer inntjening direkte og representerer utviklingen og leveransen av deres produkter og tjenester.

Støtteprosesser er de prosessene som har til formål å hjelpe hovedprosessene med å skape fornøyde kunder. De skaper ikke verdier direkte, men forbruker ressurser for å støtte hovedprosessene. Eksempler på dette kan være fakturering, IT-støtte osv.

Ledelsesprosesser har til hensikt å legge strategi og stake ut kursen for virksomheten. I en del tilfeller kan det være vanskelig å avgjøre hva som er støtte og hva som er kjerneprosesser. Her vil en god vurdering gi det rette svaret.

Prosesskartlegging i praksis

Det finnes flere måter å kartlegge prosesser på. En metodikk vi har god erfaring med i SIMPLI, er å samle noen få, men kunnskapsrike mennesker fra alle områder i bedriften. Dersom det er en omfattende virksomhet, kan man dele opp i flere delsamlinger men med samme metodikk.

  1. Stille brainstorming
    Alle sitter rundt samme bord. Spørsmålet alle får er: Hva foregår i vår bedrift ? Hva gjør jeg? Alle skriver på gule lapper, stikkord, stille, uten samarbeid. Tid ca 10 min
  2. Lapper opp på veggen:
    Alle gule lapper skal opp på veggen eller på en tavle.
  3. Stille sortering: Gruppere lapper som likner på hverandre og hører sammen (affinitetsmetoden). Dette gjøres uten å diskutere eller prate. Prøv å sortere lappene i en naturlig rekkefølge. Lapper som har med ledelse å gjøre skal øverst, støtte skal nederst, en stor bolk midt i er kjernen. Sett av 10-15 min til dette.
  4. Sett navn på hver gruppe av lapper. Bestrebe dere på å bruke verb + substantiv. Feks «Fjerne maling»og «Levere tilbud» istedenfor «Malingsfjerning» og «Tilbudslevering». På denne måten får man et aktivt, istedet for et passivt, prosesskart.

prosesskartlegging
Fordelen med denne metodikken er at man får opp mye informasjon på svært kort tid. Diskusjoner er ofte tidkrevende og det unngår man i stor grad når man bruker denne metoden som er beskrevet over. Du skaper involvering og eierskap. Alle får bidra til prosesskartet – det er ikke tegnet av QA sjef som bruker sine ord og begreper og setter opp det han mener er relevant.

Dersom du jobber i en virksomhet som har produksjonskart, arbeidskart eller flytskjema, må man vurdere å jobbe noe annerledes for denne delen for å sikre seg at flyten blir korrekt.

Å bygget et prosesskart

Et godt prosesskart er et viktig fundament i å bygge opp et enkelt og forståelig styringssystem – uansett man standard man skal implementere, så etter en god prosesskartlegging har dere et godt grunnlag for å bygge opp deres eget grafiske prosesskart. I SIMPLI Manage er det gjort enkelt. Det er funksjoner for å designe hver boks som man vil når det kommer til størrelse, farge og ønsket ikon. Du designer også ønsket tekst og realasjon mellom boksene med grafikkelementer som piler og streker.

Selv om den rike funksjonaliteten muliggjør avansert prosesskart anbefaler vi av brukerhensyn å gjøre disse kartene så enkle som mulig. Husk at de skal gi verdifull informsjon ikke bare til sertifisør eller kvalitetssjef, men kanskje først og fremst til hver enkelt ansatt. Da må prosesskartet være enkelt å forstå og enkelt å bruke. SIMPLI Manage har kraftige funksjoner for å koble all relevant informasjon til den enkelte prosess, som for eksempel:

  • Prosessbeskrivelse – dokumentasjon synlig direkte i kartet. (Klikk på bildet for å se en større versjon.)

Prosesskart. (Klikk på bildet for å se en større versjon av det.)

  • Dokumenter – styringsdokumenter, maler og registreringer
  • Aktiviteter – ytterligere dokumentsjon i tekstbokser
  • Risikoer
  • Lover og krav
  • Mål
  • Lenker til relevante nettsteder og verktøy

I tillegg kan prosesskartet sortere på stillinger og roller slik at en bruker ser all informasjon som er relevant for seg. Prosesskartet kan også håndtere ulike virksomheter og store avdelinger der man kan dele visse prosesser om ønskelig.

I SIMPLI har vi lang erfaring med å hjelpe våre kunder til å lage enkle og gode prosesskart!