Målstyring

For å være sertifisert på ISO 9001, må virksomheten måle viktige parametre relatert til kvalitet for kunden. Tilsvarende parametre for ytre miljø i ISO 14001. Internkontrollforskriften §5.4 krever også at alle norske virksomheter skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.

Det er mange krav å forholde seg til. Aller først er virksomheten nødt til å finne ut hvilke områder som trenger måling og helt eksakt hva som skal måles og hvordan målingen skal gjennomføres.

Hva er det vi skal måle?

For å finne ut hva man skal måle på er det ofte smart å se på policy og risikovurderingene dere har gjort. Disse to gir de to mest verdifulle innspillene til å finne ut eksakt hva som bør måles. Viktige områder i deres policy skal måles i tillegg til områder av driften med høy risiko. På denne måten kan dere vise konkret hvordan deres målstyring er med å oppfylle deres policy og redusere risiko.

Så. Hvordan setter man smarte mål?

Smarte mål!

Akronymet SMART gir i korte trekk en god pekepinn på hva som er et godt mål.

S – Spesifikke: Målet skal være konkret og tydelig, lett å forholde seg til og forstå

M – Målbare: Det skal være praktisk mulig å gjøre målinger

A – Anvendelige: Målene skal være nyttige for virksomheten

R – Realistisk: Man skal sette et mål det er praktisk mulig å nå

T – Tidssatte: Målet skal kunne nås innen en rimelig tidshorisont – anbefalt ikke lenger enn en 3 år

Indikatorer og målinger

Det sier seg selv at man i dette arbeidet også må lage gode indikatorer som tar høyde for å vise riktige trender selv om omsetning, antall ansatte og andre faktorer skulle variere. Tenk derfor nøye gjennom hva slags indikatorer dere ønsker å bruke.

Når dette er ferdig definert, kan målingene starte. Husk å måle ofte nok og registrere tallene i styringssystemet. SIMPLI Manage har eget varslingssystem for å minne de rette ansvarlige på å utføre og registrere sine målinger. Når dette blir gjort, vil dere kunne ta ut trender og analyser for å se om dere er på rett kurs eller om justeringer må gjøres.

Målstyringsmodulen i SIMPLI Manage gir alle funksjoner som behøves for å definere mål og følge de opp inklusive opprettelse av tiltak for å nå målene. Det enkelte mål gjøres også synlig i hver relevant delprosess for å gi brukerne god og relvant informasjon om hvordan deres arbeidsoppgaver påvirker målstyringen.

Tips til hva som bør måles

Jobber du med ISO 9001 og kvalitet, skal du sikre at kunder opplever at deres forventninger blir oppfylt.

Sett først overordnede mål. Disse skal si noe om retningen man ønsker å gå i. For eksempel «Bedre kundeservice» og «Færre produksonsfeil». Utfra disse målene kan du konkretisere videre med delmål eller konkrete mål.

Målet «Færre produskjonsfeil» kan for eksempel deles opp i to konkrete mål: 1) Maksimalt tre feil på egen kvalitetstest av strømbrytere per uke og 2) Inntil to stopp på produksjonsutstyr per mnd.

Dersom fokuset ligger på ISO 14001, ytre miljø, vil fokuset naturlig være utslipp, avfall, ressursforbruk og energi. Miljømål er veldig konkret og målbart. Hvor mye avfall hadde vi i fjor målt i kg/tonn? Mengde i prosentvis reduksjon. Hvor mye skal vi redusere energiforbruket?

Når det kommer til HMS kan du ta utgangspunkt i innrapporterte saker fra ansatte, fra medarbeidersamtaler, vernerunder, årlige medarbeiderundersøkelser og ved å identifisere behov for bedriftshelsetjeneste og sykefravær.