Lover og krav

Alle norske virksomheter har en rekke lover, krav og forskrifter de må overholde.  Langt fra alle vet hvilke Lover og kravdette er – de har kanskje en anelse, men kan sjelden redgjøre for hvordan de lever i samsvar med kravene.

Så hvor kommer kravene fra? Først og fremst fra det norske lovverket med tilhørende forskrifter, regler og veiledere. Men dersom man skal ha en ISO 9001 (kvalitet) eller ISO 14001 (miljø) sertifisering må man i tillegg søke og oppfylle de kravene deres interesenter har – altså henholdsvis kunden og miljøet. Visse bransjer har også en rekke krav til utførende arbeid eller produkter nedfelt i standarder og produktbeskrivelser som må overholdes.

Det er grunnleggende viktig å ha oversikt over hvilke krav en virksomhet skal overholde, men ikke bare det – man må også sikre seg at man faktisk overholder disse. Dersom man skal inneha en sertifisering skal man dokumentere hvordan man overholder sin krav i tillegg. Dette kan virke som en formidabel jobb dersom man ikke har en smart metodikk. Så hvor begynner man?

A. Finn ut hvilke krav din virksomhet må overholde

Først og fremst, alle norske virsksomheter må oppfylle norsk lov. Nettsiden Regelhjelp gir et veldig godt grunnlag for å finne de norske lover og krav virksomheter i din bransje må overholde. Regelhjelp dekker krav innen helse, miljø, sikkerhet og arbeidsmiljø. Vær OBS på at en del virksomheter må også se til andre bransjer enn de man er registrert under for å finne relevante krav. Den oversikten man får fra Regelhjelp vil oftest dekke et vidt område, så noen vil ikke være relevante for din virksomhet.

Et svært sentral norsk krav er Internkontrollforskriften §5.1 sier at virksomheter må «sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten«. Det betyr at det ikke er nok å feks referere til en lenke på regelhjelp over lover og krav i min bransje eller ha en liste over fem lover/forskrifter (feks Arbeidsmiljøloven)  som inneholder min virksomhets viktigste krav.

I tillegg er det en rekke standarder som krever særlig hensyn:

  1. ISO 9001 – kvalitet:
    Dokumentere hvilke krav deres kunder har til virksomhetes produkter / tjenester. Tenk også på hvilke u-utalte krav / forventninger de har. Egenpålagte kvalitetskrav er også medregnet her.
  2. ISO 14001 – ytre miljø:
    Dokumentere at dere overholder ethvert relevant krav relatert til det ytre miljø fra lovverket. I tillegg må det gjennomføres en analyse for å se på de største utfordringene miljømessig dere har og hvilke krav dere skal pålegge dere selv som en følge av disse.
  3. OHSAS 18001 / ISO 45001 – arbeidsmiljø:
    Interresenten her er den enkelte ansatte. Overholder din virksomhet norsk HMS oppfylles langt på vei kravene i denne standarden.  Kravene dere skal dokumentere er krav til arbeidsmiljø og sikkerhet for medarbeiderne i virksomheten – både krav fra offentlige myndigheter, men også andre som er selvpålagte og som stammer fra avtaler med medarbeidere / fagforeningener osv.

B. Metodikk

SIMPLI har gjennom å bistå våre kunder gjennom mange år utarbeidet en effektiv metodikk for å kartlegge, registrere og dokumentere samsvar av alle relevante lover og krav for en virksomhet. Her følger en kort forklaring på hvordan vi anbefaler at dette skal gjøres

  1. Finn alle lover og krav på nettsiden regelhjelp som er relatert til din virksomhet
  2. Kopiere alle disse kravene over til et Excel ark
  3. Slett alle krav som ikke er relevant for virksomhetens drift.  Søk hjelp hos fagpersoner i virksomheter dersom du ikke har denne kompetansen selv.
  4. Finn frem andre krav som for eksempel de som er relatert til ISO standarder og registrer disse i samme excel ark.
  5. Lag en ny kolonne som kan kalles feks Samordnede krav.
  6. Gå gjennom listen av lover og krav og skriv i den nye kolonnen gode felles navn på alle krav som tilhører en felles gruppe med krav. På denne måten får man gruppert alle kravene som naturlig hører sammen.
  7. Denne listen av krav kan så veldig enkelt importeres inn i SIMPLI Manage som har gode funksjoner for å få oversikt over krav, vise relevante krav, og selvfølgelig registrere at man er i samsvar.
  8. Gjennomfør samsvarsvurdering på de samordnede kravene (ikke hvert bidige enkeltkrav) og opprett tiltak dersom man ikke er i samsvar.
  9. Å sikre at kravlisten er oppdatert gjøres slik
    1. For HMS og miljø lovkrav: abonnere på gratis nyhetsbrev fra feks Regelhjelp og/eller gå inn på årlig endring/nyhetslogg for din bransje på Regelhjelp
    2. For krav fra ISO og andre standarder: følg med på endringer i produktkrav, kundekrav, endringer i egne risikoevalueringer som berører aktuelle interresenter, resultater fra ulike revisjoner og ledelsens gjennomgåelse, tilbakemeldinger fra eksterne og interne osv.