Internrevisjon

En internrevisjon er en grundig intern gjennomgang av en del av virksomhetens systemer for se om det fungerer som det skal. Ren formelt så er det en systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å framskaffe revisjonsbevis og bedømme dette objektivt. Hensikten er å bestemme i hvilken grad kriteriene for revisjon er oppfylt. Dette er et godt redskap for å finne ut hvor bedriften står i forhold til de kravene som gjelder og danner et viktig grunnlag for forbedringer. NS-EN ISO 19011:2011 gir retningslinjer for revisjon av styringssystemer. I SIMPLI har vi utviklet våre systemers funksjoner i tråd med denne standarden i tillegg til at vi bruker den i vår rådgivning.
Revisjonstyper
Det finnes ulike typer revisjoner. Internrevisjon er oftest en revisjon i kategorien «virksomhets-revisjon» som kontrollerer som styringssystemet / ledelsessystemet deres stemmer over ens med virkeligheten i virksomheten – og motsatt. Med andre ord – stemmer kartet med terrenget. Det som ikke stemmer noteres og må rettes. Det er viktig å ha en revisjonsplan – altså en plan for hvilke internrevisjoner som skal gjennomføres og når. Slik sikrer man at systemet holdes levende, avdekker svakheter og styrker og at det opprettholdes ihht kravene.

Revisjonsleder også kalt hovedrevisor, har ansvar for å planlegge revisjonen og velge ev. medrevisorer. Vedkommende skal også lede revisjonen og gjennomgå tilgjengelig dokumentasjon på forhånd og til slutt utarbeide revisjonsrapporten. Forarbeidet – altså dokumentgranskingen er særdels viktig da det vil gi indikasjoner på områder som bør sjekkes ekstra nøye.
Revisjonsgjennomforing
Når man man skal legge opp en revisjon anbefaler vi en progresjon slik illustrasjonen her viser. Man planlegger – lager en revisjonsplan. I selve gjennomføringen starter med et åpningsmøte der alle berørte parter inviteres. Så går man gjennom en intervjufase der forhåndsspurte personer kalles inn – en og en og svarer på hvordan avgrensede områder av virksomheten fungerer i praksis. På denne måten avdekker man ut om de ansatte faktisk vet hvordan ting skal være. Det kan også være en god ide å ta en runde i bedriften og spørre diverse personer der og da aktuelle spørsmål.  Etter intervjurunden setter revisjonsleder seg ned og oppsummerer sine notater i en revisjonsrapport inklusvie observasjoner som oftest er de områdene man må rette på. Så kalles alle som var i åpningsmøte inn til avslutningsmøte og de får en presentasjon av funnene og observasjonene i revisjonsrapporten. Til slutt – etter møtet – skal det som er påpekt som nødvendige endringer saksbehandles og rettes opp. En ekstern revisjon er ofte ganske lik, bare at da er det en ekstern person som er revisjonsleder. Her er noen eksempler på hva som kan granskes i en internrevisjon:

  • Policy
  • Organisering
  • Prosesser/prosessbeskrivelse/effektivitet
  • Lover og krav
  • Mål og handlingsplaner
  • Ekstern og intern kommunikasjon
  • Måling og oppfølging
  • Dokumenthåndtering
  • Ledelsens gjennomgang

SIMPLI kjører i sin Coachinpakke eget kurs i planlegging og gjennomføring av internrevisjon. SIMPLI Manage har også alle funksjoner som trengs for å planlegge, gjennomføre og saksbehandle alle funn i alle typer revisjoner.