Dokumentstyring fra SIMPLI

Dokumentstyring fokuserer på redigering, godkjenning, lagring og organisering av dokumenter med henblikk på å deling av innhold i en organisasjon.

Når en organisasjon ikke har noen form for formelt dokumentstyringssystem på plass, er innholdet ofte opprettet og lagret på en ikke-kontrollert og desentralisert måte med spredte fildelinger på servere og individuelle harddisker. Det er heller ikke godt systematisert og enkelt søkbart. Dette gjør det vanskelig for de ansatte å finne, dele og samarbeide effektivt på innhold. Det gjør det også vanskelig for organisasjonen å bruke verdifull selskapsinformasjon og data i dokumentene.

Kvalitetssikre dine dokumenter

De fleste virksomheter har i dag behov for å strukturere dette arbeidet ut over tradisjonell mappelagring. Sentrale dokumenter krever ofte både høringsrunder og godkjenning i ett eller flere steg. Det er også viktig at man har muligheten til å publisere til ulike dokumentområder i valgfritt format til ønsket område. Dette kvalitetssikrer virksomhetens dokumentasjon i alle ledd. Dette betyr stort sett originalformat eller PDF.

Dokumentstyring i SIMPLI Manage sikrer god kvalitet på de styrende dokumentene i bedriften, og oppfyller kravene i ISO 9001. Et eget område er satt av til å utarbeide og kvalitetssikre styrende dokumenter. Dette inkluderer blan annet høringsrunde og godkjenning av de ferdige dokumentene. God historikk, endringslogg og versjonering er også essensielt slik at alle endringer er sporbare. Styringssystemet håndterer også dokumenter som ikke trenger godkjenning. Dette inkluderer for eksempel planer, revisjoner, referater og sjekklister.

Dokumentstyringssystem

Her kan man opprette et dytt dokument fra start eller fra en ønsket mal. Når dokumentet er ferdig kan du sende den på høring og få kommentarer. Når høringsperioden er avsluttet, revideres dokumentet basert på innspillene og kan så sendes til godkjenning i ett til tre trinn avhengig av hvordan din virksomhet ønsker det. til slutt publiseres det til ønsket området og til ønsket delprosess.

På denne måten blir den synlig og tilgjengelig både i prosesskartet og i kategoriserte dokumentoversikter på dataskjerm og mobil App. Vårt dokumentstyringssystem kan kjøres sammen med resten av SIMPLI Manage eller for seg selv.