Vellykket digitalisering av virksomhetsplanene

Asker kommune og SIMPLI har gjennom samarbeid fått digitalisert virksomhetsplanene, med koblinger mot øvrig plansystem, oppdragsmeldinger og tiltak, inn i kommunens nye kvalitets- og ledelsessystem.

Geir Graff Asker kommune kvalitetssystem styringssystem offentlig SIMPLI
Geir Graff synes samarbeidet med SIMPLI i denne prosessen har gått bra. – SIMPLI kjenner systemene sine godt, og vi kjenner behovene våre godt. Jeg opplever at denne leverandøren har passet bra for Asker kommune fordi vi har opplevd en lærevillighet i SIMPLI.

Asker kommune er den 12. største kommunen i Norge og har over 4000 ansatte. Plansystemet er omfattende, med kommuneplanen øverst i hierarkiet, og den mest praktiske, virksomhetsplanen, nederst.

– Vi har brukt litt tid på å gå gjennom kommunens plansystem. Utførelsen av disse planene skjer tverrfaglig, på mange steder og på kryss av veldig mange tjenester og fagfelt. Dette gjorde at vi opplevde at det var utfordrende å skape den røde tråden som gikk fra kommuneplanen og helt ned i virksomhetsplanen, sier Geir Graff. Han er rådgiver for prosjektstyring og innovasjon og porteføljeansvarlig i Asker kommune.

Kommunen har et plansystem hvor det øverste laget er strategisk og ser 10-15 år fremover. Dette nivået behøver ikke konkrete tiltak, men skal sette retningen for kommunen.

– Så tenkte vi: La oss digitalisere den mest praktiske delen – nemlig virksomhetsplanene, der oppdrag fra de øvrige nivåene i plansystemet blir til konkrete tiltak ute i virksomhetene.

Her kom SIMPLI inn.

Helhetlig styring

SIMPLI og Asker kommune har samarbeidet. Resultater er en digitalisering av virksomhetsplanen.Graff forteller at kommunen ønsket en mer helhetlig styring som var enkel å følge opp, og at dette skulle henge sammen med kommunens kvalitetssystem. Først falt valget på SIMPLI som leverandør av nytt system for styring og kvalitet, så begynte samarbeidet om å utvikle noe nytt i systemet. Oppdraget fra rådmannen var å digitalisere virksomhetsplanen, og det ble satt i gang et pilotprosjekt med utvalgte virksomheter i Asker kommune. Planen er at alle virksomheter skal benytte seg av den digitale virksomhetsplanen fra 2018.

Under arbeidet laget SIMPLI en datamodell kommunen kunne jobbe og teste i. SIMPLI hadde med seg ideer med utgangspunkt i sitt system for avvikshåndtering, Better. Etter noen workshoper og programmeringstimer hos SIMPLI, var dashboardet klart. Asker kommune fikk en arbeidsflate hvor den ansatte finner sine oppdrag, og selv kan definere tiltak herfra. Oppdrag settes enkelt opp med hva som skal gjøres, hvem som er ansvarlig for gjennomføringen, og frist for når oppgaven skal være løst.

Tiden er dermed over for at virksomhetsledere selv må lete etter oppdragene sine i en rekke plandokumenter. Med alle planene brutt ned og bygget inn som oppdrag i systemet blir oversikten mer fullstendig, og det er lettere å unngå at noe blir uteglemt. Rapportering for at en oppgave er gjennomført er også bygget inn. Med alle planene inn i ett system har det blitt lettere for kommunen å se omfang, hvem som skal gjøre hva, og om oppgavene blir gjort.

– Nå kan vi raskere få et mer korrekt bilde av både hvor mye som skjer, men også hvilken kapasitet kommunen faktisk har. Vi får også muligheten til å få bedre oversikt over arbeidsbelastningen for enkelte virksomheter eller ansatte, slik at det kan gjøres eventuelle korrigeringer eller en annen arbeidsfordeling.

Om samarbeidet

Geir Graff forteller at samarbeidet med SIMPLI har fungert godt. Fra starten var det litt nytt og ukjent fra begge sider av bordet.

– SIMPLI kjenner systemene sine godt, og vi kjenner behovene våre godt. Jeg opplever at denne leverandøren har passet bra for Asker kommune fordi vi har opplevd en lærevillighet i SIMPLI. De har ikke mange offentlige kunder fra før, men jeg hadde tro på verktøyet deres da jeg fikk det presentert, sier Graff.

SIMPLI setter alltid pris på å få jobbe med denne type kunder – som har engasjement for faget, og som har kommet med nye utfordringer firmaet kan bryne seg på.

– Jeg er sikker på at både den erfaringen og alt det vi har bygget sammen med Asker kommune er noe vi tar med oss videre til andre virksomheter i offentlig sektor. Og arbeidet med kommunen har absolutt gitt mersmak på offentlig sektor, sier daglig leder i SIMPLI André Melbøe Bautz.

SIMPLI jobber nå videre med å gjøre virksomhetsplan-løsningen til en egen modul tilgjengelig for andre virksomheter, offentlige og private.