Hjem / Aktuelt

Styring gjennom ISO

Det ultimate målet ved et kvalitetsstyringssystem er mer fornøyde kunder. Når du velger et ledelsessystem som dekker kravene i ISO 9001, får du også et håndfast bevis for dine kunder at det er de som står i sentrum.

ISO 9001 er en internasjonal standard for kvalitetsledelse. En sertifisering på ISO 9001 er en faktisk anerkjennelse for at din virksomhet jobber systematisk for å møte deres kunders forventninger – og at dere kontinuerlig jobber med forbedring av egen kvalitet.

– Det er helt frivillig for virksomheter å følge disse standardene. Det er som regel en kunde som krever at en bedrift er sertifisert, ikke myndighetene, sier daglig leder i SIMPLI André Melbøe Bautz.

Sammenheng i arbeidet

Standardene vil at du skal forstå konteksten virksomheten opererer i. Konteksten i dette tilfellet er forhold i din egen organisasjon, interessentene dine, forhold utenfor organisasjonen og det aktuelle omfanget av virksomheten – og hvordan dette kan påvirke dere.

De nyeste ISO-revideringene understreker også at styringssystemene din virksomhet har for kvalitet, HMS, Miljø, Informasjonssikkerhet o.l. skal henge tett sammen med virksomhetens strategi og ledelse.


Vil du vite mer om SIMPLIs ledelessystemer? Ta kontakt!

Enkelhet i styringssystemet!

Centerpoint har byttet ut mange av de tradisjonelle dokumentene med videoer i sin bruk av styringssystemet fra SIMPLI.

Centerpoint er et av mange firma som bruker styringssystemet som SIMPLI leverer, men de har valgt å bruke mulighetene på en annen måte enn de fleste andre av SIMPLIs kunder. I stedet for å kun legge inn en rekke dokumenter og skrevne manualer i systemet, har Centerpoint også valgt å legge inn videoer på en rekke prosesser.

– Jeg tror det er lettere å lære på denne måten. Dette har blitt et veldig viktig opplæringsverktøy hos oss, sier Jon-Harald Gaarde – økonomisjef i Centerpoint.

Gaarde forteller videre at Centerpoint har erfart at denne måten å bruke verktøyet på, gjør at de får nyansatte raskt opp på et veldig bra nivå. Alle ansatte kan finne videoer som beskriver hvordan de legger inn bestillinger, hvordan de kan publisere en nyhet på firmaets nettside, hvordan ansatte skal presentere selskapet, og så videre.

– I stedet for å lage dokumenter som skal beskrive prosessene, lager vi videoer som viser dem frem. Vi har fått mye skryt fra både revisor og ansatte for måten vi har løst dette på. Jeg tror også videoer har gjort det litt morsommere, og lettere, å bruke systemet.

Gaarde forteller at prosessen Centerpoint måtte gjennom internt med å lete etter informasjonen som skulle inn i styringssystemet var omfattende. Men med en god struktur på arbeidet internt, og hjelp fra SIMPLI til å få all informasjon inn i et fornuftig system, fikk firmaet et veldig godt arbeidsverktøy. Nå er all informasjon mye lettere tilgjengelig.

– Dette har blitt et veldig fint oppslagssystem, avslutter Gaarde.

Berg-Hansen: Kultur for forbedring med SIMPLI

Berg-Hansen Reisebureau AS har vært kunder av SIMPLI siden 2013. Firmaet bruker avvikssystemet Better som et forbedringssystem, som kalles Improve internt.

– Det som er viktig her er at det er lov å gjøre feil. Men vi må lære av de feilene som skjer. At vi må utvikle oss hele tiden, sier leder for kundeservice hos Berg-Hansen, Anne Kristin Nesje.

Berg-Hansen bruker Better for å registrere kundeklager, interne hendelser og feil hos en leverandør. I tillegg har firmaet en egen knapp for positive tilbakemeldinger. Systemet er helt åpent for alle ansatte slik at alle kan følge med på hva som er rapportert inn.

Nesje forteller at bruken av Better har ført til en bevisstgjøring hos de ansatte når det kommer til kontinuerlig forbedring.

– Når man rapporterer en feil, må den ansatte også skrive ned hva han burde ha gjort i den aktuelle situasjonen. Når du må tenke gjennom disse tingene tror jeg det øker bevisstheten for å unngå å gjøre den samme feilen den neste gangen den ansatte kommer i samme situasjon.

Gode analyser

Nesje har i sin jobb også ansvaret for å følge med på det som blir meldt inn i systemet. Hun mener arbeidsplassen hennes har hatt god effekt av å bruke systemet fra SIMPLI. Med et godt datagrunnlag er det lett å se hvor trender oppstår, og se hvor det er behov for tiltak eller endring av prosesser.

– Med utgangspunkt i innmeldte saker setter vi inn tiltak, gjør evalueringer og kan følge opp alle uønskede hendelser. Vi har med utgangspunkt i funn fra systemet utviklet skripter og hjelpemidler som også gjør at vi kan unngå å gjøre den samme feilen en gang til. Vi har flere eksempler på at dette har fungert godt hos oss.

Fornøyd med valget

Da Berg-Hansen skulle velge leverandør for sitt forbedringssystem, var en av de viktigste kravene at systemet skulle være lett å bruke.

– Jeg synes SIMPLI har svart godt til forventningene våre, avslutter hun.

Vellykket digitalisering av virksomhetsplanene

Asker kommune og SIMPLI har gjennom samarbeid fått digitalisert virksomhetsplanene, med koblinger mot øvrig plansystem, oppdragsmeldinger og tiltak, inn i kommunens nye kvalitets- og ledelsessystem.

Geir Graff Asker kommune kvalitetssystem styringssystem offentlig SIMPLI
Geir Graff synes samarbeidet med SIMPLI i denne prosessen har gått bra. – SIMPLI kjenner systemene sine godt, og vi kjenner behovene våre godt. Jeg opplever at denne leverandøren har passet bra for Asker kommune fordi vi har opplevd en lærevillighet i SIMPLI.

Asker kommune er den 12. største kommunen i Norge og har over 4000 ansatte. Plansystemet er omfattende, med kommuneplanen øverst i hierarkiet, og den mest praktiske, virksomhetsplanen, nederst.

– Vi har brukt litt tid på å gå gjennom kommunens plansystem. Utførelsen av disse planene skjer tverrfaglig, på mange steder og på kryss av veldig mange tjenester og fagfelt. Dette gjorde at vi opplevde at det var utfordrende å skape den røde tråden som gikk fra kommuneplanen og helt ned i virksomhetsplanen, sier Geir Graff. Han er rådgiver for prosjektstyring og innovasjon og porteføljeansvarlig i Asker kommune.

Kommunen har et plansystem hvor det øverste laget er strategisk og ser 10-15 år fremover. Dette nivået behøver ikke konkrete tiltak, men skal sette retningen for kommunen.

– Så tenkte vi: La oss digitalisere den mest praktiske delen – nemlig virksomhetsplanene, der oppdrag fra de øvrige nivåene i plansystemet blir til konkrete tiltak ute i virksomhetene.

Her kom SIMPLI inn.

Helhetlig styring

SIMPLI og Asker kommune har samarbeidet. Resultater er en digitalisering av virksomhetsplanen.Graff forteller at kommunen ønsket en mer helhetlig styring som var enkel å følge opp, og at dette skulle henge sammen med kommunens kvalitetssystem. Først falt valget på SIMPLI som leverandør av nytt system for styring og kvalitet, så begynte samarbeidet om å utvikle noe nytt i systemet. Oppdraget fra rådmannen var å digitalisere virksomhetsplanen, og det ble satt i gang et pilotprosjekt med utvalgte virksomheter i Asker kommune. Planen er at alle virksomheter skal benytte seg av den digitale virksomhetsplanen fra 2018.

Under arbeidet laget SIMPLI en datamodell kommunen kunne jobbe og teste i. SIMPLI hadde med seg ideer med utgangspunkt i sitt system for avvikshåndtering, Better. Etter noen workshoper og programmeringstimer hos SIMPLI, var dashboardet klart. Asker kommune fikk en arbeidsflate hvor den ansatte finner sine oppdrag, og selv kan definere tiltak herfra. Oppdrag settes enkelt opp med hva som skal gjøres, hvem som er ansvarlig for gjennomføringen, og frist for når oppgaven skal være løst.

Tiden er dermed over for at virksomhetsledere selv må lete etter oppdragene sine i en rekke plandokumenter. Med alle planene brutt ned og bygget inn som oppdrag i systemet blir oversikten mer fullstendig, og det er lettere å unngå at noe blir uteglemt. Rapportering for at en oppgave er gjennomført er også bygget inn. Med alle planene inn i ett system har det blitt lettere for kommunen å se omfang, hvem som skal gjøre hva, og om oppgavene blir gjort.

– Nå kan vi raskere få et mer korrekt bilde av både hvor mye som skjer, men også hvilken kapasitet kommunen faktisk har. Vi får også muligheten til å få bedre oversikt over arbeidsbelastningen for enkelte virksomheter eller ansatte, slik at det kan gjøres eventuelle korrigeringer eller en annen arbeidsfordeling.

Om samarbeidet

Geir Graff forteller at samarbeidet med SIMPLI har fungert godt. Fra starten var det litt nytt og ukjent fra begge sider av bordet.

– SIMPLI kjenner systemene sine godt, og vi kjenner behovene våre godt. Jeg opplever at denne leverandøren har passet bra for Asker kommune fordi vi har opplevd en lærevillighet i SIMPLI. De har ikke mange offentlige kunder fra før, men jeg hadde tro på verktøyet deres da jeg fikk det presentert, sier Graff.

SIMPLI setter alltid pris på å få jobbe med denne type kunder – som har engasjement for faget, og som har kommet med nye utfordringer firmaet kan bryne seg på.

– Jeg er sikker på at både den erfaringen og alt det vi har bygget sammen med Asker kommune er noe vi tar med oss videre til andre virksomheter i offentlig sektor. Og arbeidet med kommunen har absolutt gitt mersmak på offentlig sektor, sier daglig leder i SIMPLI André Melbøe Bautz.

SIMPLI jobber nå videre med å gjøre virksomhetsplan-løsningen til en egen modul tilgjengelig for andre virksomheter, offentlige og private.

SIMPLI på kvalitetskonferanse

Denne uken deltok SIMPLI på KvalitetsMagasinet Live i Stockholm sammen med vårt svenske datterselskap Sustema.

KvalitetsMagasinet Live er en konferanse med workshops hvor fokuset ligger på kvalitet og virksomhetsutvikling.

SIMPLI har allerede et stort mangfold i sin kundegruppe, og også under konferansen kom vi i prat med ansatte fra mindre og større, offentlige og private organisasjoner innenfor et vidt spekter av bransjer.

André Melbøe Bautz og Liv Kari B. Kartnes fikk prate med flere som jobbet innenfor kvalitetsfaget og som var nysgjerrige på vårt verktøy. Mange av dem brukte selv Office 365 og SharePoint i sin arbeidshverdag, og ville gjerne se en demonstrasjon av SIMPLIs løsninger som er bygget på disse plattformene.

– De jeg fikk snakket med syntes at det var interessant å se hvordan disse portalene med våre løsninger kan brukes. Det er alltid inspirerende for oss å få vist «fagnerdene» innenfor kvalitetsarbeid hva vi leverer, og positive kommentarer på logikken og funksjonene i det vi viser frem, sier André Melbøe Bautz.

SIMPLI KvalitetsMagasinet Live André Melbøe Bautz Liv Kari Birkelund Kartnes
André Melbøe Bautz og Liv Kari Birkelund Kartnes på KvalitetsMagasinet Live.

SIMPLI feiret sine første 10 år!

I helgen var alle ansatte i SIMPLI på Svalbard for å feire firmaets første 10 år.

SIMPLI startet 2017 med å feire sitt 10-årsjubileum. Skal sant sies, er SIMPLI allerede blitt 11 år. Men i et godt og travelt 2016 ble det ikke tid til feiringen. Turen til Svalbard inneholdt både jobb, teambuildingaktiviteter og jubileumsmiddag. Destinasjonen var ny for alle ansatte, og landsdelen 78 grader nord utgjorde en perfekt ramme for jubileumsmarkeringen.

– 2016 har vært et spennende år for SIMPLI, med mange nye kunder. Det er både interessant og lærerikt å få jobbe sammen med så mange ulike virksomheter. Det utfordrer oss også videre i jobben med å lage verktøy som både skal være brukervennlige og som må oppfylle kompliserte krav, sier daglig leder André Melbøe Bautz.

Firmaet har allerede en stor spredning når det kommer til bransjer og størrelser på sine kunder. I fjor fikk SIMPLI enda en ny erfaring bransjemessig da Asker kommune, med sine over 7000 ansatte, valgte våre systemer. I løpet av året kom det også mange flere kunder til – som alle representerer spennende bransjer og faglig engasjement.

– Dette er alle organisasjoner som sitter på mye kunnskap når det kommer til ledelsessystemer og har høye krav til hva våre verktøy skal gjøre for dem, sier Bautz.

Status i 2017

Firmaet startet med gründer, og nå daglig leder, André Melbøe Bautz. SIMPLI har vokst siden da og teller nå syv ansatte i Norge og enda syv i datterselskapet Sustema i Sverige. Bautz tror at grunnen til at SIMPLI har kunnet vokse seg større og større for hvert år er todelt.

– Med dedikerte ansatte og et godt samarbeid med kundene våre har vi jobbet frem veldig gode verktøy. Arbeidet med å sette ledelse inn i gode systemer kan være omfattende og utfordrende, men jeg mener vi nå har et godt produkt og solid fagkunnskap hos oss – dette gjør at jobben vi gjør sammen med kundene når det kommer til kartlegging, implementering og bruk av systemet blir løst på en veldig god måte.

Planene for året er å jobbe videre sammen med både nye og eksisterende kunder. SIMPLI skal også gjøre forberedelser for den reviderte utgaven av ISO45001, som skal erstatte OHSAS18001, som er ventet at kommer i desember.

– Og vi vil alltid jobbe videre med å gjøre verktøyene våre enda bedre!

SIMPLI jubileum 10 år
Alle ansatte, med tilhørende ektefeller, feiret firmaets 10-årsdag på Svalbard. Hurra!

Hva skjer i 2016?

SIMPLI har noen tanker for 2016 vi ønsker å dele med dere.

Vår APP for integrasjon mot SharePoint / Office 365 har blitt godt mottatt og vil i løpet av Q1 2016 bli å finne på Office Store som et separat produkt (uavhengig av SIMPLI systemene for øvrig).

Våre ordinære systemer (Manage/Better/Project/App) vil også bli tilgjengelig på Office Store, noe vi gleder oss til. Installasjon og konfigurering av systemet er (og vil nok alltid være) en manuell del.

SIMPLI fyller 10 år – og selv om vi skal unne oss en feiring – vil vi jobbe for et stadig bedre produkt og leveranse i markedet!

 

 

Flere av våre nyeste kunder

Vi er stolte over å presentere våre nyeste kunder

Fred Olsen Ocean er et norsk rederi med hovedkontor i Oslo som leverer operasjoner, tjenester og produkter innen offshore vind, tankvirksomhet og tekniske marine tjenester. Selskapet jobber også for å videreutvikle metoder for å produsere ren og fornybar energi. Fred Olsen Ocean benytter SIMPLI Better.

Ingenior Per Rasmussen AS / IPRAS er et selskap med 22 ansatte som holder til i Sandvika. De yter konsulent og rådgivningstjenester innenfor elektrofaget. Selskapet har bred erfaring i prosjektering av anlegg i alle størrelser, både for offentlige og private oppdragsgivere. IPRAS benytter SIMPLI Manage og Better.

OBAS Vest er en moderne og samarbeidende entreprenør med hovedfokus på ulike entrepriser. De benytter SIMPLI Manage, Better, Project og App.

Centerpoint har lang erfaring med å levere høyt kvalifiserte konsulenter til omfattende prosjekter innen sektorene Olje, Gass, Samferdsel, Infrastruktur og IT. De benytter SIMPLI Manage og Better.

Marine Aluminium er en av verdens ledende selskaper innen engineering, design og fabrikasjon av strukturer og produkter i aluminium for offshore- og skipsbyggingsindustrien. Marine Aluminumn tar i bruk SIMPLI Manage, Better, Project og App.

Jotne leverer ingeniør- og fabrikasjonstjenester til olje & gass og industrien i tillegg til sektorer som rullende materiell, og design og produksjon av trapper og rekkverk for forretningsbygg og industrielle applikasjoner. Jotne benytter SIMPLI Manage og Better med App.

 

Subsea Valley konferansen 2015

Vi gleder oss til å treffe nye og gamle kunder og interessenter på Subsea Valley konferansen 2015.

SIMPLI er utstiller, og du vil kunne finne oss på stand nr 64 der vi kan vise frem hvordan vi har etablert et godt og brukervennlig kvalitetssystem som inneholder alle krav i henhold til ISO standarder. Systemet inneholder også avvikshåndtering, prosjektmodul og APP for rapportering.web-banner-subsea-valley-conference-2015-600x600px

Vårt system er bygd på SharePoint og er veldig godt integrert med  Office 365 og Microsoft Office forøvrig!

PS: det er gratis inngang til utstillerområdet på Telenor arena!

SIMPLI Brukerkonferanse 2015

Agenda brukerkonferanse 2015

Her vil dere finne årets agenda til vår brukerkonferanse. Vi gleder oss allerede til å presentere nye løsninger, og forbedringer som vi håper vil kunne være med på å gi dere et økt utbytte av SIMPLI Manage, SIMPLI Better og ikke minst SIMPLI Project.

Årets brukerkonferanase finner sted den 5. mars 2015 på Thon Hotel Opera

Meld deg på her

Program – SIMPLI Brukerkonferanse 2015

Vi ber om rask påmelding slik at vi kan forberede den beste løsningen for dere

SIMPLI avholder også dette som en GRØNN konferanse, og for de som ønsker å lære mer om grønne konferanser kan dere se mer om det her.

 

Grønne konferanser på Thon Hotels